So führen Sie Meetings (richtig!)

„Ein Meeting? Och, nö, nicht schon wieder …“ Solche Sätze kennen Sie, oder? Kein Wunder. Besprechungen in Unternehmen ufern immer mehr aus, wie unter anderem eine Studie der Strategieberatung Bain bestätigt hat. Als frustrierende Zeitverschwendung empfinden viele Mitarbeiter das Gros ihrer Meetings. Führungskräfte in Großunternehmen verbringen im Schnitt zwei Arbeitstage pro Woche in Meetings, hat die Bain-Studie offengelegt. Vor- und Nachbereitungszeiten kommen hinzu.

Eine der Hauptursachen für ausufernden Meetingfrust ist schlechte Führung. Mit Meetingführung ist an dieser Stelle nicht hierarchische Führung gemeint – ein Vorgesetzter ist ja meistens dabei –, sondern kommunikative (dialektische) Meetingführung, wie sie etwa der Managementcoach Rupert Lay schon in den 70-er- und 80-er Jahren empfahl. Seine nach wie vor praxistauglichen Lehren zielen auf Win-Win-Situationen in der Sache. Das Gegenteil davon sind zeitraubende, emotionale, häufig gut getarnte Auseinandersetzungen zwischen Meetingteilnehmern zugunsten von Eigeninteressen. Sie gilt es zu verhindern. Aber wie?

Die wichtigsten Regeln für effiziente Meetings

Ich will es so kurz wie möglich machen, liebe Leserinnen und Leser. Deshalb halte ich mich in diesem Blog nicht an Meetingfehlern auf. Sie sollen schließlich pünktlich zu Ihrer nächsten Besprechung kommen ;-).

Hier sind die wichtigsten Regeln für echte Meetingführung. Testen Sie sie, wenn Sie Führungskraft sind! Sie werden staunen, wie Ihre Meetingqualität steigt – und damit Ihr Standing. (Wie immer ist im Folgenden auch das weibliche Genus gemeint.)

1. Bestimmen Sie einen Meetingleiter.
Ja, Sie haben richtig gelesen! Nicht Sie müssen immer der Chef in der Runde sein. Geben Sie die Meetingleitung ruhig auch mal ab. Viele Mitarbeiter erledigen eine solche Aufgabe hochmotiviert, wenn sie der Rückendeckung ihres Chefs sicher sind. Aber lassen Sie den Meetingleiter vorher diesen Text lesen.

2. Der Meetingleiter kommuniziert klare Spielregeln.
Rechtzeitig, idealerweise am Tag vor einem wichtigen Meeting, verschickt der Meetingleiter in einer (kurzen) freundlichen Mail die wichtigsten „Spielregeln“. Dazu gehören

  • Startzeit (evtl. mit Bitte, unbedingt pünktlich zu sein) und Endzeit (bei Diskussionen muss eine Stunde genügen),
  • inhaltliche Agenda(rein auf Sachthemen beschränkt) und Meetingziel (z. B. Entscheidungen bei bestimmten Themen treffen)
  • Namen und Positionstitel der Teilnehmer (falls sich manche Teilnehmer noch nicht kennen)
  • Zeitbegrenzung fürs Eingangsstatement (Jedem Teilnehmer sollte klar sein, dass er ein Eingangsstatement geben muss. Dieses sollte längstens drei Minuten dauern.)
  • Zeitbegrenzung für weitere Redebeiträge (auf zwei Minuten begrenzen)
  • Blackberry- und Smartphone-Verbot gegen eine nicht ganz ernst gemeinte Geldstrafe für die Abteilungsparty-Kasse (E-Mails schreiben ist laut der anfangs zitierten Bain-Studie einer der Top-Effizienzkiller in Meetings.)

3. Der Meetingleiter muss gut vorbereitet sein.
Er muss sich so gut im Meetingthema auskennen, dass er relevante Fragen stellen, Antworten und andere Diskussionsbeiträge einordnen sowie Entscheidungen herbeiführen kann.

4. Der Meetingleiter eröffnet das Meeting.
Er nennt das Thema und grenzt es ein, damit allen Teilnehmern noch einmal klar wird, worum es (nicht) geht. Sollten sich die Teilnehmer noch nicht alle kennen, stellt er sie kurz vor. Dann fordert er die Teilnehmer auf, ihr Eingangsstatement abzugeben.
Den ersten Statementgeber bestimmt der Meetingleiter. Dieser „Tonvorgeber“ sollte profiliert, aber nicht dominant sein. Der Meetingleiter kann ebenso eine Frage stellen, auf die er reihum eine Antwort einfordert. Die Reihenfolge der Wortmeldungen bestimmt er.

5. Der Meetingleiter moderiert unparteiisch.
Er ist weder Richter noch Chef, sondern Moderator. Befürwortern und Gegnern einer diskutierten Sache gewährt er gleiche Redezeitanteile. Um die Übersicht zu behalten, notiert er die Wortmeldungen. Der Meetingleiter bewertet Diskussionsbeiträge nicht selbst, sondern überlässt dies den Diskussionsteilnehmern. Er fasst sie bei Bedarf objektiv zusammen und stellt gegensätzliche Standpunkte ausgeglichen gegenüber. 

6. Der Meetingleiter wacht über die „Spielregeln“.
Überschreitet ein Meetingteilnehmer seine Redezeit, unterbricht der Meetingleiter den Vielredner freundlich und zugewandt zwischen zwei Sätzen und weist ihn auf die überzogene Redezeit hin.
Überschreitet ein Teilnehmer mehrfach seine Redezeit, unterbricht der Meetingleiter ihn mit freundlichem Verweis auf die „Spielregeln“ und übergibt das Wort an den nächsten Redner.
Sollte ein Teilnehmer vom vereinbarten Thema abweichen, weist ihn der Leiter darauf hin. Nach Kritik darf sich kein Teilnehmer sofort verteidigen, sondern muss warten, bis er an der Reihe ist. Diskutanten unterbrechen darf nie ein anderer Teilnehmer, sondern nur der Meetingleiter. Tuscheln zwei Teilnehmer miteinander, weicht der Leiter von seiner geplanten Wortmeldungsreihenfolge (zum Beispiel nach Sitzreihenfolge) ab und bezieht die Tuschler ein, indem er sie freundlich und zugewandt um ihre (vorgezogenen) Statements bittet. Danach geht es weiter in der ursprünglichen Reihenfolge.

7. Der Meetingleiter verteidigt sich nicht.
Verbalangriffe auf sich und seine Meetingführung sollte der Leiter nicht kontern. Stattdessen bleibt er freundlich und geduldig beim Sachthema und lässt den nächsten Teilnehmer zu Wort kommen.

8. Der Meetingleiter schließt das Meeting.
Kurz vor Meetingschluss gewährt er jeder Diskussionspartei ein Abschlussstatement, das der jeweils stärkste Redner abgeben sollte – aber längstens eine Minute lang. Sollen die Meetingteilnehmer über eine Entscheidung abstimmen, stellt der Leiter eine Abschlussfrage, die mit Ja oder Nein zu beantworten ist. Danach artikuliert er das Abstimmungsergebnis, bedankt sich bei den Teilnehmern und beendet in der vorgesehenen Zeit das Meeting.

9. Der Meetingleiter protokolliert das Meetingergebnis.
Zeitnah mailt er den Teilnehmern eine kurze Zusammenfassung der Diskussion.

Auch wenn sich diese Regeln nach einem Kulturwandel lesen: Sie funktionieren ausgezeichnet. Testen Sie sie!   

Viel Erfolg
Mario Müller-Dofel

Wenn Sie in Teammeetings und Mitarbeitergesprächen überzeugen möchten, unterstütze ich Sie gerne mit Trainings wie diesen:

Die Internetseite von DIALEKTIK for Business bietet Ihnen konkrete Inhalte von über 30 Seminaren, transparente Seminarpreise, ausführliche Trainerprofile und mehr. Wir freuen uns, wenn Sie vorbeischauen.

Weitere altii-Blogs über Gesprächsführung:

Über den Autor

  • Mario Müller-Dofel

    Mario Müller-Dofel

    geschäftsführender Trainer bei DIALEKTIK for Business

    Mario Müller-Dofel unterstützt vor allem Unternehmensberater, Rechtsanwälte und Investmentprofis vor (Pitch-) Präsentationen, Vertriebsgesprächen, Verhandlungen, Vorträgen, Meetings und anderen Dialogen unter Performancedruck.

    RSS-Feed abonnieren