Umsatzsteigernd präsentieren Teil 3: Wie viel Text pro Slide?

Die 5-teilige Serie „Umsatzsteigernd präsentieren“ hatte ich unter der Überschrift Alltägliche Sünden“ eingeführt. Die erste „Sünde“ war „Zu viele Folien für die geplante Präsentationszeit“. Deshalb erfuhren Sie im vorigen Serienteil einige Faustregeln, wie viele Folien für welche Präsentationszeit vorteilhaft sind. Nun, in Serienteil 3, erfahren Sie, wie viel Text geeignet ist, um das Publikumsinteresse hochzuhalten. 

Lesen und hören zugleich funktioniert nicht

Vielleicht gehören Sie zu jenen Präsentatoren, die – wie in der Berater- und Finanzbranche leider üblich – quasi Studienseiten an Beamerwände werfen. Wenn Sie dies beibehalten möchten, klicken Sie jetzt einfach weg. Aber bedenken Sie eines:

Ihre Kunden (oder Menschen, die Ihre Kunden werden sollen) können Ihre Slides nicht lesen und Ihnen gleichzeitig zuhören. Stattdessen werden Sie manche Ihrer Verkaufsargumente nicht einmal hören. Das ist wissenschaftlich bewiesen. (Der Grund ist wahrscheinlich, dass wir Menschen beim Lesen und Hören dieselben neuronalen Ressourcen in unserem Gehirn nutzen.)

Wenn Sie also zu viel Text und Daten auf Ihren Slides haben, hört Ihnen Ihr Publikum kaum noch zu. Und es fühlt sich gestört, wenn Sie reden, während es versucht, sich ihre Slide-Inhalte zu erschließen. Spätestens dann, oft schon nach wenigen Minuten Präsentationszeit, schalten die meisten Zuhörer innerlich ab. Verkaufsfördernd wäre das nicht. Im Gegenteil. Sollten Sie Ihr Präsentationspublikum doch lieber bei der Stange halten wollen, lesen Sie diesen Text zu Ende.

Präsentationen sind weder Dokumente noch „Teleprompter“

Beantworten wir zunächst die Frage: Wann sind Slides mit Textinhalten noch Präsentationen? Die Fachliteratur, die sich vor allem auf wissenschaftliche Erkenntnisse von Soziologen und Sprachforschern stützt, unterscheidet drei Slide-Kategorien:

  • Als Dokumente gelten Slides mit mehr als 75 Wörtern. Und Referenten, die Dokumente (statt Präsentationen) präsentieren, erzählen ihrem Publikum oft andere Inhalte, als die, die auf ihren Slides stehen. Der Grund: Es steht zu viel darauf, als dass sie sich während ihrer Rede daran orientieren könnten. Denn für den Präsentator gilt, was auch fürs Publikum gilt: Reden und lesen funktioniert nicht lange. Slides mit mehr als 75 Wörtern sollten Sie besser für Besprechungen nutzen. Dann können Sie sie vorher den Teilnehmern zum Lesen geben und im Meeting den Textinhalt diskutieren.
  • Als „Teleprompter“ gelten Slides mit 50 bis 75 Wörtern. Von denen versuchen Referenten meist abzulesen, wofür sie dem Publikum den Rücken zudrehen oder ständig auf den Laptop-Bildschirm schauen. Beides macht Sie unflexibel in Ihren Ausführungen und Sie verlieren eines der wichtigsten Bindemittel zu Ihren (potenziellen) Kunden:  den Blickkontakt. Zudem könnte Ihr Publikum Sie bald als zu langsam empfinden, weil es den „Teleprompter“ schneller liest als Sie und dann warten muss, bis Sie hinterhergekommen sind.
  • Als echte Präsentationen gelten Slides mit höchstens 49 Wörtern. Solche können gut als visuelle Unterstützung wirken, die Ihre Botschaften verstärkt. Bei solchen Slides stehen (wenn sie gut gemacht sind) Sie als Präsentator im Fokus, wobei Sie Ihre Botschaften mithilfe der Slides beim Publikum verankern. Ihre Zuhörer können sich mühelos aufs Hören und aufs Lesen konzentrieren – erst recht, wenn Sie die Botschaften auf Ihren Slides in Ihrer Rede wiederholen.

12 pt? Dann lieber Smartphone lesen - Orientierungshilfe für die Mindestschriftgröße

Eine zusätzliche Orientierung, wie viel Text verkaufsfördernde Slides vertragen, ist die lesbare Mindest-Schriftgröße. Die Formel des PowerPoint-Spezialisten Matthias Garten lautet:

Ungefährer Abstand der letzten Stuhlreihe zur Leinwand in Meter multipliziert mit 4,8 pt dividiert durch die Höhe der Leinwand in Meter = Mindestschriftgröße in pt. Heißt zum Beispiel: ca. 10 Meter zur letzten Zuschauerreihe multipliziert mit 4,8 dividiert durch 2 Meter Beamerwand-Höhe = 24 pt kleinste Schriftgröße auf Ihrem Slide.

Die Realität sieht anders aus: In den vergangenen 20 Jahren habe ich unzähligen Präsentationen gelauscht, bei denen die letzte Stuhlreihe circa 10 Meter von der Präsentationswand entfernt war. Aber fast kein Referent bot eine 24-er Mindestschriftgröße. Stattdessen nutzten sie zwischen 12 pt und 16 pt. Das machte selbst mir beim Lesen Mühe, obwohl ich gute Augen habe und selten ganz hinten saß. Die meisten Zuhörer bzw. Zuschauer in Präsentationen machen sich diese Mühe nicht lange, sondern wenden sich ihrem Smartphone zu. Das können sie besser lesen. 

Per Animation die Verarbeitung eigener Botschaften steuern

Wieder zurück zu den höchstens 49 Wörtern auf einem Präsentations-Slide: Wenn Sie dieses Maximum in Ihrer Präsentation auf jedem Slide ausschöpfen und es dem Publikum zudem immer auf einen Schlag zumuten, wird Ihre Präsentation doch noch wie ein „Teleprompter“ oder ein „Dokument“ wirken.

Deshalb sollten Sie Texte auf Slides Ihrem Publikum per Animation „häppchenweise“ servieren (den Slide-Text nur nach und nach einblenden). Im Restaurant stellt Ihnen der Ober ja auch nicht alle fünf Gänge auf einmal auf den Tisch. Sie möchten sie schließlich auch nicht auf einmal essen. Also immer hübsch der Reihe nach, sodass Ihr Publikum jeden „Gang“, also jede Slide-Botschaft, konzentriert genießen kann. So nimmt es Ihre Botschaften besser wahr, verdaut sie leichter und kann sich in den nächsten Tagen besser daran erinnern. Wenn Sie Inhalte nach und nach einblenden, steuern Sie das Publikum bei der Informationsverarbeitung.

Pro Informationseinheit höchstens 18 Wörter

Aber wie viele Wörter sollten die einzelnen (animierten) Informationseinheiten idealerweise enthalten? Eine kleine Rechnung dazu: Die Spannbreite dessen, was ein deutscher Durchschnittsleser binnen 3 Sekunden aufmerksam lesen kann, sind 3 bis 9 Wörter (nach Wolf Schneider und dem Psychologen Ernst Pöppel).

Ihr Publikum sollte nicht länger als 10 Sekunden, um eine Informationseinheit auf Ihren Slides zu erfassen, damit Sie als Präsentator im Fokus bleiben. Je schneller das Publikum wieder an Ihren Lippen statt am Slide hängt, desto besser. Das heißt: Höchstens 10 Sekunden maximale Lesedauer pro Informationseinheit mal ungefähr 6 Wörter pro 3 Sekunden Verarbeitungseinheit (Mitte zwischen den oben genannten 3 bis 9 Wörtern) ergeben ungefähr 10 bis 18 Wörter pro 10-Sekunden-Informationseinheit-Einheit.

Wenn 49 Lese-Wörter pro Slide „erlaubt“ sind, das Publikum aber nur höchstens 10 Sekunden (18 Wörter) am Stück lesen soll, damit es sich dann wieder auf Sie als Präsentator konzentriert, können Sie beispielsweise 3 mal 2 Botschaften á 7 Wörter pro Slide oder animierter Präsentationseinheit zeigen.

Standardregeln für Botschaften-Längen

Dazu passen die Regeln, die die Standardliteratur für die Länge einer Kernbotschaft formuliert:  

  1. 7 x 7 Regel: Pro Folie maximal 7 Kernbotschaften mit maximal 7 Wörtern (z.B. Botschaft 1 über einen Fonds: „Fünf Prozent Wertzuwachs pro Jahr seit 2008“ oder „5% Wertzuwachs seit 2008“ statt: „In den vergangenen 10 Jahren haben wir jedes Jahr fünf Prozent Wertzuwachs für die Investoren erzielt.“)
  2. 4 x 4 Regel für einfacher darstellbare Zusammenhänge (z.B. Botschaft 1 über Beratungsziele: „Kosten sparen, flexibler werden“ statt „Sparen Sie Kosten und agieren Sie flexibler durch frei werdende Investitionsmittel“

Leicht verständliche Sätze: Eher „BILD“ statt „Dr. Faustus“ 

Viele Experten sagen, Präsentatoren sollten sich nicht sklavisch an die oben genannten Regeln halten (immer dasselbe Muster kann langweilig werden). Das sehe ich ebenso; sie dienen als Orientierungshilfe.

Gedeckt sind die Regeln von wissenschaftlichen Verständlichkeitsuntersuchungen. So hat es gute Gründe, dass die Nachrichtenagentur dpa die interne Obergrenze für die maximale Satz-Verständlichkeit auf 9 Wörter festgelegt hat. Und die BILD-Zeitung serviert ihren Lesern (nach Untersuchungen von Wolf Schneider) eine durchschnittliche Satzlänge von 12 Wörtern. Zum Vergleich: In „Dr. Faustus“ von Thomas Mann ist der durchschnittliche Satz 31 Wörter lang. Liebe Leserinnen und Leser, lassen Sie Ihre Präsentationen nicht zu Romanen werden. Dafür sind Bücher besser geeignet.

Viel Erfolg!
Mario Müller-Dofel

Ups, fast vergessen: Viele Präsentatoren zeigen dem Publikum nicht nur viel zu viel Text auf Ihren Slides, sondern auch zu viele Daten (etwa Fondsperformance-Zahlen). Hierzu nur noch ein Gedanke: Es sollte Ihnen nicht in erster Linie um die Daten gehen, sondern um deren Bedeutung. Ist Ihnen klar, was bestimmte Daten für den (potenziellen) Kunden bedeuten, fällt es Ihnen leichter auf (relativ unbedeutende) Daten zu verzichten. Dann können Sie die bedeutendsten Daten a) größerschreiben und/oder b) eine starke Botschaft auf dem Slide platzieren, die das Publikum zu den bedeutenden Daten im Kopf behalten soll.


Weitere altii-Blogs für überzeugende Auftritte:

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Über den Autor

  • Mario Müller-Dofel

    Mario Müller-Dofel

    geschäftsführender Trainer bei DIALEKTIK for Business

    Mario Müller-Dofel unterstützt vor allem Unternehmensberater, Rechtsanwälte und Investmentprofis vor (Pitch-) Präsentationen, Vertriebsgesprächen, Verhandlungen, Vorträgen, Meetings und anderen Dialogen unter Performancedruck.

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