Vorbereitung ist nicht alles, doch ohne Vorbereitung ist alles nichts

Stellen Sie sich vor, Sie geben in Kürze ein längeres Interview, leiten ein wichtiges Meeting oder führen Verkaufsgespräche. Bereiten Sie sich gezielt darauf vor? Wenn ich dies meine Kunden frage, lautet der überwiegende Tenor: „Selten so richtig.“ Denn, so lautete eine symbolische Antwortergänzung: „Ich bin in meiner Karriere auch ohne große Gesprächsvorbereitungen weit gekommen“.

Das gilt tatsächlich für viele. Vielleicht auch für Sie. Oft frage ich mich allerdings, wie viel weiter in der Karriere so mancher Mittelmanager bereits gekommen wäre, hätte er manche Gespräche im Joballtag von vorn herein wichtiger genommen. Damit meine Kunden diesen Gedanken nachvollziehen zu können, bringe ich viele von ihnen im Training erst einmal unvorbereitet vor die Kamera. In der anschließenden Videoanalyse sind sie zumeist konsterniert.

Unnötiger Teufelskreis

Denn dies sehen sie dann aus der Beobachterperspektive:

  • Sie stehen oder sitzen eher steif, defensiv und ablehnend, weil sie sich weniger selbstsicher fühlen als vor der Übung. Innere Unsicherheit entlarvt sich meistens zuerst in der Körpersprache.
  • Sie machen viel zu viele Worte, weil sie laut nach den richtigen Worten suchen. Sie sprechen dann unstrukturiert, betonen kaum, kommen nicht auf den Punkt, vermeiden unsicher Blickkontakt.
  • Kernbotschaften gibt es nicht – oder sie gehen im Wortschwall unter. Beim Gesprächspartner bleibt kaum mehr hängen als der Verdacht, dass da jemand schlecht vorbereitet ist. 
  • Sie werden noch während der ersten Minuten unzufrieden mit sich, was die vorgenannten Verhaltensweisen im Gesprächsverlauf begünstigt. Ein Teufelskreis.

Wenn es Ihnen manchmal ebenso geht, können Sie jetzt sagen: „Egal. Ich bin der Chef und mir kann eh keiner was.“ Das wäre zwar ego- statt gesprächspartnerzentriert, aber Sie fühlten sich vielleicht gut damit. Überzeugend und souverän werden Sie gegenüber Teammitgliedern, Kunden und Journalisten dennoch nicht wirken. Dabei möchten Sie das doch, oder?

Wenn ja, setzen Sie die Gesprächsvorbereitung auf Ihre Prioritätenliste. Investieren Sie ein wenig Zeit – damit zeigen Sie Wertschätzung für Ihre Gegenüber und macht Sie beim Auftritt drei Mal besser. So kann’s funktionieren:

Ziel, Agenda und Kernbotschaften

Beantworten Sie sich zuerst diese Fragen: 

  • Was soll mein Gesprächspartner nach dem Treffen von mir, meinem Angebot und meinem Unternehmen denken? Und was soll er nach dem Gespräch tun?
  • Welche Daten, Fakten, Beispiele und Emotionen muss ich ihm vermitteln, damit er denkt und macht, was ich möchte? Und welche Agenda muss ich dafür im Gespräch mit ihm „abarbeiten“?

Im dritten Schritt …

  • kreieren Sie potenzielle Fragen und Einwände Ihres Gesprächspartners – und formulieren jeweils einfache Kernbotschaften dazu. Pro Frage und Einwand genügen ein bis zwei davon.

Allein schon, weil Sie sich Ihre Kernbotschaften vorab präzise vor Augen halten, werden Sie im Gespräch deutlich zielsicherer argumentieren. Vor längeren und besonders wichtigen Gesprächen lassen Sie sich von Ihrer Unternehmenskommunikation, von einem vertrauten Berater oder Trainer oder von einem fachlichen Assistenten Kernbotschaften entwickeln. Sie brauchen diese dann nur noch feinjustieren. Das spart Ihnen Zeit und Sie bekommen Antwortideen, auf die Sie alleine vielleicht nicht gekommen wären.

Einprägsame Selbstgespräche

Lesen Sie sich Ihre Kernbotschaften in den zwei, drei Tagen vor dem Termin mehrfach laut vor. Je öfter, desto besser. Aber lernen Sie nichts auswendig. Der Effekt des lauten Lesens: Sie prägen sich Kernbotschaften, Argumentations- und Satzstrukturen „automatisch“ ein. Je öfter Sie etwas gesprochen haben, desto sicherer werden Sie. Das kennen Sie sicher von manchen Ihrer Präsentationsthemen. Oft genügen 30 Vorbereitungsminuten dieser Art (also inklusive Kernbotschaften formulieren und laut Lesen), um einen wesentlich stärkeren Auftritt hinzulegen. Bei weiteren Gesprächen mit demselben Thema reduziert sich der Vorbereitungsaufwand selbstverständlich.

Als wäre da ein anderer

Im Trainingsverlauf können meine Teilnehmer den Erfolg sofort genießen:

  • Sie sitzen oder stehen dem Gesprächspartner plötzlich lächelnd zugewandt und optimistisch gegenüber, gestikulieren engagiert, fühlen sich gut und strahlen dies aus.
  • Sie finden viel schneller die richtigen Worte (schließlich hatten sie sich diese Worte abrufbereit zurechtgelegt).
  • Sie sprechen strukturiert, betonen wirksam und kommen in angenehmer Geschwindigkeit auf den Punkt.
  • Und ihre Kernbotschaften bleiben beim Gesprächspartner hängen.

„Wow! Was ein bisschen konzentrierte Vorbereitung ausmachen kann!“, staunen fast alle nach der Analyse einer gut vorbereiteten Übung. Und versprechen, diese Lehre mit in den Joballtag zu nehmen.

Tun Sie es auch, liebe Leserinnen und Leser. Und genießen Sie die Anerkennung Ihrer Gesprächspartner, die Sie für eine gute Gesprächsvorbereitung bekommen werden. Denn echte Anerkennung bringt Sie im (Berufs)Leben mit Sicherheit nach vorne.

Viel Erfolg!
Mario Müller-Dofel 

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Über den Autor

  • Mario Müller-Dofel

    Mario Müller-Dofel

    geschäftsführender Trainer bei DIALEKTIK for Business

    Mario Müller-Dofel unterstützt vor allem Unternehmensberater, Rechtsanwälte und Investmentprofis vor (Pitch-) Präsentationen, Vertriebsgesprächen, Verhandlungen, Vorträgen, Meetings und anderen Dialogen unter Performancedruck.

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