Betriebskosten von Gewerbeimmobilien – ein vernachlässigtes Thema mit Potenzial

von Dr. Konrad Jerusalem, Geschäftsführer der Argentus GmbH.

Die Höhe der Betriebskosten ist ein zunehmender Wettbewerbsfaktor bei der Vermarktung von Gewerbeimmobilien – sie beeinflusst die Vermietbarkeit und die Wertentwicklung. Allerdings kommt das Thema im Tagesgeschäft von Property- und Facility-Managern häufig zu kurz. Ein Fehler, denn mit der richtigen Strategie und geringem Aufwand können bis zu 25 Prozent der Kosten im laufenden Betrieb eingespart werden. Das Ergebnis sind zufriedene Mieter, eine attraktivere Immobilie und mittelfristig ein reduzierter Verwaltungsaufwand.

Die Betriebskosten in Deutschlands Büros bewegen sich auf einem hohen Niveau. Zu diesem Ergebnis kommt der aktuelle Branchenreport „OSCAR“ des Immobiliendienstleisters Jones Lang LaSalle (JLL). Der Durchschnittswert aller Nebenkosten ist 2016 auf 4,00 Euro pro Quadratmeter und Monat angestiegen – 2011 waren es noch 3,59 Euro pro Quadratmeter¹. Die größten Einzelpositionen sind bekanntlich die Kosten für Wartung, öffentliche Abgaben und Heizung. In den kommenden Jahren ist von einem weiteren Anstieg der Kosten auszugehen. Dabei machen jetzt schon die Energie- und Betriebskosten in Summe rund 20 Prozent der durchschnittlichen Gesamtmieten an den sieben größten deutschen Bürostandorten Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, Köln, München und Stuttgart aus.

In den rund 325.000 Büro- und Verwaltungsgebäuden in Deutschland existieren vielfach große Einsparpotenziale bei den Betriebskosten. Eigentümer, Property- und Facility-Manager sollten sie vor allem aus drei Gründen genauer in den Blick nehmen:

Erstens wissen Eigentümer und Mieter den Wert einer kostenoptimierten Bewirtschaftung der Immobilie gleichermaßen zu schätzen. Schon mit gering-investiven Maßnahmen, beispielsweise bei der optimalen Einstellung von Heizungs- oder Lüftungsanlagen, lassen sich in vielen Fällen bis zu 25 Prozent der Verbrauchskosten einsparen. Die Reduzierung der umlegbaren Kosten – zum  Beispiel für Energie, Müllentsorgung oder Wartungsdienstleistungen – trägt zur Mieterzufriedenheit bei und erhöht auch langfristig die Vermietungschancen in einem durch starken Wettbewerb gekennzeichneten Markt. Und schließlich eröffnen reduzierte Nebenkosten mittelfristig neue Spielräume zur Erhöhung der Kaltmiete.

Zweitens sind Umwelt- und Nachhaltigkeitsaspekte für immer mehr Nutzer von Büroimmobilien Teil ihrer Unternehmenskultur. Zu diesem Ergebnis kommt auch die im Mai 2017 veröffentlichte Studie „Büroimmobilien“ der Deutschen Energie-Agentur (dena), die Investoren und Mieter zu den Themen Energieeffizienz, Nutzungsdauer und Sanierungszyklen befragte.

Drittens reduziert sich durch die kostenoptimierte und effiziente Immobilie langfristig der Verwaltungsaufwand. Wenn Energieverträge gebündelt, FM-Leistungen klar definiert und Prozesse effizient aufgestellt sind, haben Objektbetreuer mehr Zeit, sich um die Wertentwicklung der Immobilie zu kümmern. Und nicht zuletzt empfehlen sich Property- und Facility-Manager durch den kostenoptimierten und nachhaltigen Betrieb einer Immobilie als besonders professionelle Dienstleister. 

Hürden bei der Betriebskostenoptimierung

Es gibt also gute Argumente, um sich bei der Immobilienverwaltung um kostenoptimierte und nachhaltige Bewirtschaftung des Bestandes zu bemühen. Doch warum bleiben die Potenziale vielfach ungenutzt? Im täglichen Geschäft fehlen häufig Zeit, Personal und Erfahrung. Laut einer aktuellen Studie von Drees & Sommer bemängeln 74 Prozent der befragten Auftraggeber und Auftragnehmer von Immobiliendienstleistungen, dass ihnen qualifizierte Mitarbeiter im technischen Bereich fehlen.

Erschwerend kommt hinzu, dass über den Lebenszyklus einer Immobilie hinweg immer wieder unterschiedliche Akteure involviert sind – von der Planung bis zum Bau, von der Erstnutzung bis zum Weiterverkauf oder zur Umnutzung einer Immobilie. Ingenieure planen die technische Gebäudeausrüstung (TGA), wechselnde Facility Manager übernehmen das technische und infrastrukturelle Gebäudemanagement und Jahre später werden Produktionsflächen zu kleinteiligen Flächen für Startups umgebaut. In der Praxis führt dies häufig dazu, dass wichtige Dokumente und Wissen über den sachgemäßen technischen Betrieb einer Immobilie, beispielsweise im Hinblick auf Aufzüge, Heizungs- oder Lüftungsanlagen, verloren gehen.

Neuausrichtung des Energieeinkaufs als Quick Win

Um Einsparpotenziale zu nutzen und das Immobilienmanagement nachhaltig zu optimieren, sollten Immobilienverwalter das Betriebskostenmanagement als ein strategisches und ganzheitliches Thema betrachten. Dabei sollten zunächst alle Betriebskostenarten von der Energieversorgung bis zu den Wartungsverträgen in den Blick genommen werden – ganz gleich ob sie verbrauchsabhängig oder verbrauchsunabhängig sind.

Da die Energiekosten durchschnittlich 60 Prozent der gesamten Betriebskosten ausmachen, lässt sich durch die Neustrukturierung des Energieeinkaufs ein Quick Win für den Auftraggeber und dessen Mieter erzielen. Einsparungen von bis zu 50 Prozent der beeinflussbaren Kosten können kurzfristig durch Ermittlung der Ist-Kosten für Allgemeinstrom, Erdgas und Fernwärme und den Einsparpotenzialen nach Ausschreibung (Strom und Gas) bzw. Nachverhandlung (Fernwärme) erreicht werden. Nebenergebnis einer Ausschreibung sind dabei portfolioweit gebündelte Energielieferverträge mit Konditionen, welche die Verwaltung der Objekte deutlich erleichtern, beispielsweise durch Sonderkündigungsrechte bei Verkauf, erweiterte Mengenflexibilitäten und Objektkontierung auf den Abrechnungen.

Wirtschaftliche Optimierung technischer Anlagen 

Ein weiterer Schritt zur Reduzierung der Energiekosten ist die Identifizierung auffällig hoher Verbräuche innerhalb eines Portfolios oder in einem Objekt. Auch hier gibt es Konstellationen wie etwa die mangelnde Abstimmung zwischen Kältetechnik und Heizungsanlage, bei denen sich mit geringen zeitlichen wie investiven Mitteln eine spürbare Senkung der Energiekosten erzielen lässt. Im Mittelpunkt steht dabei, Handlungsoptionen zu identifizieren, welche sich finanziell rechnen und zugleich die jeweilige Eigenart der Immobilie und das spezifische Vermieter-Mieter-Verhältnis berücksichtigen. Ein Single Tenant Objekt, das zu einem Multi Tenant Objekt weiterentwickelt wurde und für das eine Untermessung des Allgemeinstromverbrauchs zu umlegbaren Kosten eingerichtet werden muss, ist ein anderes Thema als ein Büroobjekt mit einem Nebenkosten-Cap, bei welchem der Mieter veraltete technische Anlagen rund um die Uhr laufen lässt. Gemeinsam ist beiden Fällen, dass es für eine erfolgreiche Lösung nicht nur auf technischen Sachverstand, sondern auch auf ein gutes Zusammenwirken mit allen Projektbeteiligten ankommt.

Ganzheitliches Betriebskostenmanagement als Ziel 

Die Beispiele zeigen, dass es vielfältige Ansatzpunkte gibt, um die Betriebskosten von Gewerbeimmobilien deutlich zu senken. Ein strategisches Betriebskostenmanagement zu implementieren, das alle Kostenarten in den Blick nimmt, erfordert fachliche Expertise sowie personelle Ressourcen. Angesichts der ohnehin großen Aufgabenfülle im Tagesgeschäft müssen Eigentümer, Property- und Facilitymanager entscheiden, ob sie diese Aufgabe selbst erbringen können oder einen externen Spezialisten hinzuziehen.

Dr. Konrad Jerusalem
Dr. Konrad Jerusalem ist geschäftsführender Gesellschafter der Argentus Energie GmbH. Er verfügt über langjährige Beratungs- und Führungserfahrung im internationalen Investment Banking und in der Energiewirtschaft. In 2011 gründete Herr Jerusalem die Argentus Energie mit dem Ziel, das Energiemanagement von großen Immobilienportfolios zu übernehmen. Herr Jerusalem hat zwei juristische Staatsexamen der Ludwig-Maximilians-Universität in München bzw. des Freistaats Bayern. Promoviert wurde Herr Jerusalem an der juristischen Fakultät der Universität in Potsdam.

Über Argentus GmbH
Die Argentus GmbH unterstützt als Dienstleister Immobilienunternehmen ganzheitlich bei der optimalen Bewirtschaftung ihrer Immobilienportfolios, und zwar sowohl auf der kaufmännischen als auch auf der technischen Seite. Die wesentlichen Ziele sind dabei, die Betriebskosten insgesamt zu senken, den Anlagenbetrieb zu optimieren und die Gebäudeinfrastruktur zu verschlanken. Mit Büros in Düsseldorf und Frankfurt am Main betreut Argentus 19.000 Liegenschaften für Eigentümer, Asset Manager und Property Manager. www.argentus-re.com 

1) JLL Pressemitteilung „Büro-Nebenkosten stagnieren auf hohem Niveau“ vom 11. Oktober 2017,
http://www.jll.de/germany/de-de/presse/2195/jll-oscar-2017-buero-nebenkosten-stagnieren-auf-hohem-niveau