altii ASR Manual

Bedienungsanleitung: altii ASR

Transkription von Audio- und Videoaufnahmen

Aufgerufen unter: https://asr.altii.de

altii ASR wandelt Audio- und Videoaufnahmen in Text um (Transkription). Optional kann direkt in eine andere Sprache übersetzt und können mehrere Sprecher getrennt ausgewiesen werden.

Anmelden

1. Browser öffnen (Edge, Chrome oder Firefox).
2. Adresse aufrufen: https://asr.altii.de
3. Sie werden automatisch zur zentralen Anmeldeseite (login.altii.de) weitergeleitet. Geben Sie dort ein:
   • Ihren Benutzernamen oder Ihre E-Mail-Adresse
   • Ihr Passwort
4. Nach der Anmeldung landen Sie auf der Upload-Seite.

Konto anlegen (Selbstregistrierung)

Sie haben noch kein Konto? Auf der Anmeldeseite login.altii.de können Sie sich selbst registrieren, eine Admin-Freigabe ist nicht nötig:

1. Auf „Konto anlegen” klicken.
2. Benutzername und Passwort vergeben.
3. Auf der nächsten Seite Name und E-Mail-Adresse eintragen. Wenn Sie einen Gutscheincode haben, können Sie ihn hier optional gleich eingeben (später in der App ebenfalls möglich, siehe „Kontingent & Gutscheine”).
4. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail. Klicken Sie den Link darin an, um Ihre Adresse zu bestätigen.
5. Fertig: nach der Bestätigung können Sie sich sofort anmelden und starten mit einem kostenlosen Trial-Kontingent (15 Minuten Audio).

Hinweis: Bei der Registrierung bzw. Gutschein-Eingabe wird Ihre IP-Adresse zur Betrugsprävention vermerkt (kurze Speicherdauer). Das ist ein reiner Vermerk und sperrt niemanden automatisch.

Passwort ändern und abmelden

Nach der Anmeldung finden Sie oben rechts ein Zahnrad-Menü mit Ihrem Namen. Dort:

• „Passwort ändern”: führt zu Ihren zentralen Konto-Einstellungen, dort vergeben Sie ein neues Passwort.
• „Logout”: beendet Ihre Sitzung in der Anwendung. Die zentrale Anmeldung (SSO) kann dabei bestehen bleiben, sodass ein erneuter Login ohne Passworteingabe möglich ist.

Passwort vergessen? Auf der Anmeldeseite login.altii.de gibt es „Passwort vergessen”. Geben Sie Ihren Benutzernamen oder Ihre E-Mail-Adresse ein; Sie erhalten eine Nachricht mit einem Link (30 Minuten gültig), über den Sie ein neues Passwort vergeben. Dafür ist kein Administrator nötig.

Datei hochladen und transkribieren

1. Auf der Startseite „Datei auswählen” klicken.
2. Audiodatei auswählen (siehe unten: unterstützte Formate).
3. Modell wählen:
   • Canary (Standard): für 25 Sprachen und Übersetzung. Hier ist die Quellsprache Pflicht (z. B. Deutsch). Optional eine Zielsprache wählen, um direkt zu übersetzen (z. B. Deutsch → Englisch). Bleibt die Zielsprache leer, wird normal transkribiert.
   • Parakeet: erkennt die Sprache automatisch (25 europäische Sprachen, u. a. Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch), keine Übersetzung. Eine Sprachauswahl gibt es hier nicht, das Modell bestimmt die Sprache selbst.
4. Optional:
   • Bezeichnung vergeben, ein freier Name, z. B. Meeting 2026-06-21.
   • Sprechertrennung aktivieren (Standard: aus), wenn mehrere Personen sprechen und im Ergebnis getrennt ausgewiesen werden sollen.
   • Max. Sprecher eingeben. Die maximale Anzahl der Sprecher definieren.
5. „Hochladen starten” klicken.
6. Es erscheint eine Fortschrittsseite. Die Seite aktualisiert sich automatisch, einfach warten.

Typische Wartezeiten: kurze Aufnahmen (< 10 Min.) fertig in ca. 1 bis 2 Minuten, längere Aufnahmen entsprechend länger.

Wird gerade ein anderer Job verarbeitet, kommt Ihr Upload in eine Warteschlange (Status „In Warteschlange” mit Positionsangabe, z. B. 2/3). Er startet automatisch, sobald er an der Reihe ist, Sie müssen nichts weiter tun.

Ergebnis herunterladen

Sobald die Transkription abgeschlossen ist, stehen vier Download-Optionen bereit:

Klick auf den gewünschten Button, Windows lädt die Datei in den Ordner Downloads.

Der Dateiname setzt sich aus dem Namen der hochgeladenen Datei und dem Verarbeitungszeitpunkt zusammen, z. B. Meeting-2026-06-21_20260621-143500.txt. So lassen sich Transkripte eindeutig der Quelldatei zuordnen.

Löschzertifikat: Nach Abschluss (auch bei Fehler oder Abbruch) wird die hochgeladene Mediendatei auf dem System gelöscht. Über „Meine Jobs” können Sie zu jedem beendeten Job ein Zertifikat herunterladen, das diese Löschung belegt.

Meine Jobs

Über das Zahnrad-Menü → „Meine Jobs” sehen Sie alle Ihre Aufträge mit Status, Modell und, falls in Bearbeitung, der Position in der Warteschlange. Solange ein Job aktiv ist, aktualisiert sich die Liste automatisch.

Je Zeile:

• Ergebnis: Downloads zu einem fertigen Transkript.
• Verfolgen: Fortschritt eines laufenden/wartenden Jobs.
• Zertifikat: Löschnachweis (siehe oben).

Einen wartenden Job können Sie über die Fortschrittsseite abbrechen.

Kontingent & Gutscheine

Die Nutzung wird als transkribierte Audio-Dauer gemessen und pro rollierendem 30-Tage-Fenster begrenzt.

• Trial: Im ersten Fenster stehen 15 Minuten Audio kostenlos zur Verfügung.
• Danach ist das Basiskontingent 0, zusätzliche Minuten gibt es per Gutschein oder durch Nachbuchung durch einen Administrator.

Auf der Seite „Meine Jobs” sehen Sie oben eine Kontingent-Kachel: verbrauchte und verfügbare Minuten, das Datum des Fensterendes und die Zusammensetzung (Basis + Gutscheine + Nachbuchung).

Gutschein einlösen: In der Kontingent-Kachel den Code in das Feld „Gutscheincode” eingeben und auf „Gutschein einlösen” klicken. Die zusätzlichen Minuten sind sofort verfügbar.

• Reicht das Kontingent für eine Datei nicht aus, wird der Upload abgelehnt (Status „Kontingent überschritten”). Lösen Sie dann einen Gutschein ein oder bitten Sie um eine Nachbuchung.
• Ein bei der Registrierung eingegebener, aber ungültiger Gutscheincode führt zu einem Hinweis in der Kachel, Sie können den Code dort korrigiert erneut einlösen.

Unterstützte Dateiformate

Audio

Video (die Tonspur wird automatisch extrahiert, das Bild verworfen)

Maximale Dateigröße: 2 GB. Eine Dauerbegrenzung pro Aufnahme gibt es nicht; begrenzend wirkt nur Ihr Kontingent (siehe oben).

Was passiert bei der Verarbeitung einer großen Datei?

Das System verarbeitet jede Datei automatisch in mehreren Schritten auf dem GPU-Server:

1. Normalisierung: Die Datei wird in ein einheitliches Format umgewandelt (16 kHz, Mono-WAV). Das stellt sicher, dass das Modell zuverlässig arbeitet, unabhängig vom Ursprungsformat.
2. Disk-Space-Prüfung: Vor der Verarbeitung prüft das System, ob auf dem Server genügend freier Speicherplatz vorhanden ist. Fehlt Platz, wird der Job mit einer Fehlermeldung abgebrochen. In diesem Fall bitte Christian Salow informieren.
3. Chunking bei langen Aufnahmen: Ist die Aufnahme länger als 5 Minuten, wird sie in überlappende Abschnitte (Chunks) aufgeteilt und nacheinander transkribiert. Die Ergebnisse werden am Ende nahtlos zusammengefügt. In der Fortschrittsanzeige ist der aktuelle Chunk sichtbar, z. B. „Chunk 3 von 7″.
4. Aufräumen: Nach jedem Abschluss (Erfolg, Fehler oder Abbruch) werden die Mediendatei und alle temporären Dateien auf den Servern automatisch gelöscht. Nur das fertige Transkript bleibt erhalten.

Faustregel für die Wartezeit: Eine Stunde Audioaufnahme dauert auf der GPU ungefähr 5 bis 10 Minuten.

Häufige Fragen

Muss mein Konto von einem Administrator freigegeben werden? Nein. Die Registrierung ist offen: Nach der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse können Sie sich sofort anmelden und mit dem Trial-Kontingent starten.

Die Seite zeigt lange „Verarbeitung läuft”, ist das normal? Ja. Das System bearbeitet einen Job nach dem anderen. Falls gerade ein anderer Job läuft, beginnt die Verarbeitung etwas später (Status „In Warteschlange”). Seite im Browser offen lassen oder nach einigen Minuten neu aufrufen.

Welches Modell soll ich nehmen? Für die meisten Fälle Canary (Standard) mit der passenden Quellsprache, das liefert die zuverlässigste Sprachzuordnung und kann zusätzlich übersetzen. Parakeet ist sinnvoll, wenn die Sprache automatisch erkannt werden soll; es beherrscht 25 europäische Sprachen und bestimmt die Sprache selbst.

Bei Canary muss ich eine Quellsprache wählen, warum? Canary erkennt die Sprache nicht automatisch, sondern verarbeitet genau die gewählte Quellsprache. Deshalb ist die Auswahl Pflicht. Parakeet dagegen erkennt die Sprache selbst, eine Auswahl gibt es dort nicht, und eine etwaige Vorgabe hätte keine Wirkung.

Wie übersetze ich eine Aufnahme? Modell Canary wählen, die Quellsprache der Aufnahme einstellen und als Zielsprache die gewünschte Sprache. Das Transkript erscheint dann direkt in der Zielsprache.

Mein Upload wurde mit „Kontingent überschritten” abgelehnt, was tun? Ihr verbleibendes Kontingent im aktuellen 30-Tage-Fenster reicht für die Dauer der Datei nicht aus. Lösen Sie in der Kontingent-Kachel („Meine Jobs”) einen Gutschein ein oder bitten Sie um eine Nachbuchung. Das Fenster erneuert sich automatisch zum angezeigten Datum.

Was passiert, wenn die Sprechertrennung fehlschlägt? Das Transkript wird trotzdem vollständig erstellt und steht zum Download bereit. Lediglich die Zuweisung einzelner Sätze zu Sprechern fehlt dann.

Wo landet die heruntergeladene Datei?

Im Standardordner für Downloads:

• Windows: C:\Users\<Benutzername>\Downloads
• Linux: /home/<Benutzername>/Downloads
• macOS: /Users/<Benutzername>/Downloads

Bei Fragen: Christian Salow (csalow) asr@altii.de +49 69 34873170

User Guide: altii ASR

Transcription of audio and video recordings

Available at: https://asr.altii.de

altii ASR turns audio and video recordings into text (transcription). Optionally it can translate directly into another language and identify several speakers separately.

Please note: the user interface is in German. This guide quotes the German button labels exactly as they appear on screen and adds the English meaning in brackets.

Signing in

1. Open a browser (Edge, Chrome or Firefox).
2. Go to: https://asr.altii.de
3. You are automatically redirected to the central sign-in page (login.altii.de). Enter:
   • your username or your email address
   • your password
4. After signing in you land on the upload page.

Creating an account (self-registration)

You do not have an account yet? You can register yourself on the sign-in page login.altii.de, no admin approval is required:

1. Click „Konto anlegen” (create account).
2. Choose a username and a password.
3. On the next page enter your name and email address. If you have a voucher code, you may optionally enter it here (redeeming it later in the app works too, see “Quota and vouchers”).
4. You receive a confirmation email. Click the link in it to confirm your address.
5. Done: after the confirmation you can sign in right away and start with a free trial quota (15 minutes of audio).

Note: when you register or redeem a voucher, your IP address is recorded for fraud prevention (kept for a short time). This is a record only and does not block anyone automatically.

Changing your password and signing out

Once signed in you will find a gear menu (⚙) with your name in the top right corner. It offers:

• „Passwort ändern” (change password): takes you to your central account settings, where you set a new password.
• „Logout”: ends your session in the application. The central sign-in (SSO) may stay active, so you can sign in again without entering your password.

Forgot your password? The sign-in page login.altii.de offers „Passwort vergessen” (forgot password). Enter your username or email address and you will receive a message with a link (valid for 30 minutes) that lets you set a new password. No administrator is involved.

Uploading and transcribing a file

1. On the start page click „Datei auswählen” (choose file).
2. Select an audio file (see below: supported formats).
3. Choose a model:
   • Canary (default): for 25 languages and translation. Here the source language is mandatory (for example Deutsch for German). You may optionally pick a target language to translate right away (for example German to English). If you leave the target language empty, the file is simply transcribed.
   • Parakeet: detects the language automatically (25 European languages, among them German, English, French, Italian and Spanish), no translation. There is no language selection here, the model determines the language itself.
4. Optional:
   • Assign a label („Bezeichnung”), a free name such as Meeting 2026-06-21.
   • Enable speaker separation („Sprechertrennung”, off by default) if several people speak and should be identified separately in the result.
   • Enter „Max. Sprecher” (max. speakers) to cap the number of speakers.
5. Click „Hochladen starten” (start upload).
6. A progress page appears. It refreshes itself automatically, so simply wait.

Typical waiting times: short recordings (under 10 minutes) are done in roughly 1 to 2 minutes, longer recordings take correspondingly longer.

If another job is being processed at that moment, your upload joins a queue (status „In Warteschlange”, queued, with its position, for example 2/3). It starts automatically when its turn comes, there is nothing else for you to do.

Downloading the result

As soon as the transcription is finished, four download options are available:

Click the button you want and the file is downloaded into your Downloads folder.

The file name combines the name of the uploaded file with the time of processing, for example Meeting-2026-06-21_20260621-143500.txt. That way transcripts can always be matched to their source file.

Deletion certificate: after a job ends (including on error or cancellation) the uploaded media file is deleted from the system. Under „Meine Jobs” (my jobs) you can download a certificate for every finished job that documents this deletion.

My jobs

The gear menu (⚙) → „Meine Jobs” shows all your jobs with their status, the model used and, while a job is being processed, its position in the queue. As long as a job is active, the list refreshes automatically.

For each row:

• „Ergebnis” (result): downloads for a finished transcript.
• „Verfolgen” (track): progress of a running or waiting job.
• „Zertifikat” (certificate): proof of deletion (see above).

A waiting job can be cancelled from the progress page.

Quota and vouchers

Usage is measured as transcribed audio duration and capped per rolling 30-day window.

• Trial: in the first window, 15 minutes of audio are free of charge.
• After that the base quota is 0. Additional minutes come from a voucher or from a top-up granted by an administrator.

The „Meine Jobs” page shows a quota tile at the top: minutes used and minutes available, the end date of the current window, and how the quota is composed (base plus vouchers plus top-up).

Redeeming a voucher: enter the code into the „Gutscheincode” field of the quota tile and click „Gutschein einlösen” (redeem voucher). The additional minutes are available immediately.

• If your quota is not sufficient for a file, the upload is rejected (status „Kontingent überschritten”, quota exceeded). Redeem a voucher or ask for a top-up.
• A voucher code that was entered during registration but turned out to be invalid produces a note in the tile. You can correct the code and redeem it there.

Supported file formats

Audio

Video (the audio track is extracted automatically, the picture is discarded)

Maximum file size: 2 GB. There is no duration limit per recording; the only limit is your quota (see above).

What happens when a large file is processed?

The system handles every file automatically, in several steps on the GPU server:

1. Normalisation: the file is converted into a uniform format (16 kHz, mono WAV). This makes the model work reliably, no matter what the original format was.
2. Disk space check: before processing, the system verifies that enough free storage is available on the server. If space is missing, the job is aborted with an error message. Please inform Christian Salow if that happens.
3. Chunking for long recordings: recordings longer than 5 minutes are split into overlapping sections (chunks) and transcribed one after another. The results are merged seamlessly at the end. The progress display shows the current chunk, for example „Chunk 3 von 7″ (chunk 3 of 7).
4. Clean-up: after every completion (success, error or cancellation) the media file and all temporary files are deleted automatically from the servers. Only the finished transcript is kept.

Rule of thumb for the waiting time: one hour of audio takes roughly 5 to 10 minutes on the GPU.

Frequently asked questions

Does an administrator have to approve my account? No. Registration is open: once you have confirmed your email address you can sign in immediately and start with the trial quota.

The page shows „Verarbeitung läuft” (processing) for a long time, is that normal? Yes. The system works through one job after another. If another job is running, your processing starts a little later (status „In Warteschlange”, queued). Leave the page open in your browser or return to it after a few minutes.

Which model should I choose? For most cases Canary (the default) with the matching source language. It gives the most reliable language handling and can translate as well. Parakeet makes sense when the language should be detected automatically; it covers 25 European languages and determines the language itself.

Why does Canary require a source language? Canary does not detect the language by itself, it processes exactly the source language you selected, which is why the choice is mandatory. Parakeet, in contrast, determines the language itself, so there is no selection there and any setting would have no effect.

How do I translate a recording? Choose the Canary model, set the source language of the recording and pick the desired target language. The transcript then appears directly in the target language.

My upload was rejected with „Kontingent überschritten” (quota exceeded), what now? Your remaining quota in the current 30-day window is not enough for the duration of that file. Redeem a voucher in the quota tile („Meine Jobs”) or ask for a top-up. The window renews itself automatically on the date shown.

What happens if speaker separation fails? The transcript is still produced in full and is available for download. Only the assignment of individual sentences to speakers is missing.

Where does the downloaded file end up?

In the default folder for downloads:

• Windows: C:\Users\<username>\Downloads
• Linux: /home/<username>/Downloads
• macOS: /Users/<username>/Downloads

Questions? Christian Salow (csalow) asr@altii.de +49 69 34873170